Урок 8. Проектирование форм и работа с ними в Microsoft Access. 

Создание таблиц в базе данных

При создании базы данных данные сохраняются в таблицах — списках строк и столбцов, относящихся к конкретной области. Например, можно создать таблицу «Контакты» для сохранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для сохранения сведений об этих товарах. Определение структуры базы данных необходимо всегда начинать с создания ее таблиц. Таблицы создаются раньше любых других объектов базы данных. 

Что такое таблица?

Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.

1.     Запись или строка

2.  Поле или столбец

База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки.

Рассмотрим возможности, которые предоставляет Access при работе с таблицами в режиме Таблицы. Этот режим связан с вводом и обновлением данных в таблице.

Навигация по таблице

Для перемещения по записям используются кнопки, расположенные на нижней границе окна таблицы (рис. 3). Описание этих кнопок приведено в табл. 1.

Рис. 1. Кнопки навигации в окне таблицы

 

Таблица 1. Кнопки перемещения по записям таблицы

 

Помимо кнопок перемещения в нижней части окна таблицы расположено поле номера записи, в котором отображается номер текущей записи. Для перехода на запись с известным номером можно ввести номер в поле номера записи и нажать клавишу Enter. Поиск конкретной записи можно также осуществить с помощью полос прокрутки.

Для перемещения по полям записи и между записями в режиме Таблицы можно использовать также сочетания клавиш, показанных в табл. 2.

Таблица 2. Навигация по таблице с помощью клавиш

 

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации базы данных
• изменения данных
• печати
• создания сообщений

Способы создания форм:

• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)
• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)
• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)
• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)
• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)
• Автоформа: сводная таблица
• Автоформа: сводная диаграмма
• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)
• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel)

Алгоритм создания форм следующий: 

• Открыть окно БД
• В окне БД выбрать вкладку Формы
• Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД
• В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных
• Щелкнуть на кнопке ОК

Создание таблиц, работу с формами рассмотрим в лабораторной работе №2.